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Três passos para tornar seu time mais produtivo e feliz

Set 17, 2014

Horas a mais no fim do dia é um desejo de quase todos os profissionais de Supply Chain Management. A mudança de papéis da área, que vem se tornando cada vez mais estratégica para as empresas, trouxe o acúmulo de tarefas e a contínua pressão por resultados. Criar mais tempo pode parecer algo impossível de se conseguir, mas felizmente não é preciso ser nenhum gênio da lâmpada. Basta liberar seu time de atividades que consomem muitas horas e exigem habilidades pouco estratégicas.

Pesquisa realizada pela Harvard Business Review mostrou que 41% do tempo de cada profissional é gasto em média com atividades puramente burocráticas, que oferecem pouca satisfação pessoal. Veja como tornar sua equipe mais focada, produtiva e satisfeita.

1. Conheça seu time

Conversar com seus funcionários de maneira aberta e transparente é crucial para tornar o trabalho mais eficiente. Conheça cada profissional, saiba quais são suas melhores habilidades e veja como estão utilizando seu tempo. Conhecer os pontos fortes e fracos da sua equipe pode ajudá-lo a tomar decisões administrativas e atribuir novas funções. Pesquisa feita pela Page Personnal, empresa de recrutamento especializado, revelou que 42,2% dos profissionais trabalham melhor quando tem um desafio.

Cada pessoa é produtiva de uma forma diferente e tem qualidades pessoais, mas todas possuem atividades em sua rotina que, embora sejam necessárias, não estão diretamente ligadas ao core business da empresa. Ouvir que tipo de tarefa consome horas desnecessárias e pensar juntos em oportunidades de melhoria é o primeiro passo para resolver o problema.

2. Automatize tarefas operacionais

Um dos maiores desafios dos gestores é fazer com que seu time trabalhe de maneira inteligente e rápida. Transformar e-mails em planilhas, redigitar informações, cadastrar manualmente novos parceiros de negócios, imprimir e arquivar documentos, transferir arquivos, ou checar a caixa de entrada são apenas algumas das atividades burocráticas que fazem parte do trabalho do time de suprimentos.

Ignorar o tempo que essas tarefas consomem dos profissionais da sua equipe não apenas abre espaço para erros como tira deles o foco para se dedicarem a funções mais importantes, como analisar processos e estudar a base de fornecedores.

Pesquisa da Email Stat Center revela que, em média, um profissional checa sua caixa de e-mail 36 vezes no intervalo de uma hora, recebe em média 304 e-mails por semana, e demora 16 minutos para voltar a se concentrar em uma tarefa após responder um e-mail. A tecnologia pode simplificar muito essas tarefas e torná-las automáticas. É possível ter informações centralizadas, organizadas e de fácil consulta.

3. Delegue funções pouco estratégicas

Muitos gestores se sentem sobrecarregados. Muitas atividades não possuem envolvimento direto com o core business da corporação, diminuindo o tempo para desenvolver as atividades que realmente trazem valor ao negócio da empresa. É comum também que as organizações não vejam necessidade de dispor profissionais exclusivos para atividades de back office.

Atividades que são categorizadas com baixo risco e pouco valor agregado podem ser terceirizadas. O outsoucing bem estruturado leva à melhor alocação de recursos, papéis e responsabilidades. O mercado de terceirização mundial cresceu consideravelmente na última década. Em 2003, a receita de serviços terceirizados era de aproximadamente US$ 64.8 bilhões, enquanto em 2013, o valor ultrapassou US$ 99 bilhões.

Ao trazer times externos para, por exemplo, realizar a compra de materiais indiretos você não só você libera o tempo do seu time como tem vantagens com uma mão de obra mais especializada. O resultado é o maior foco dos times internos nas competências mais estratégicas, redução de custos e ganho de economias.